Zasady planowania czasu pracy

Prawidłowe zaplanowanie czasu pracy jest jednym z trudniejszym z zadań, które musi wykonać pracodawca. Po stronie pracodawcy spoczywa obowiązek sporządzenia rozkładu czasu pracy. Bez względu na stanowisko, na jakim zatrudniony jest pracownik. Musi on zapewnić odpowiednią organizację pracy zgodną z bardzo konkretnymi wymogami prawa pracy.

Rozkład czasu pracy to taki sposób rozplanowania czasu, w którym pracownik ma obowiązek pozostawiać w dyspozycji zatrudniającego w konkretnych dniach i tygodniach okresu rozliczeniowego z uwzględnieniem ograniczeń pracy w organizacji, w ramach której pracownik wykonuje pracę. W praktyce rozumie się to jako harmonogram lub grafik dla konkretnego pracownika.

Artykuł 129 pkt. 3 k.p. mówi o uprawnieniu pracodawcy do tworzenia rozkładów czasu pracy dla konkretnego pracownika w określonej formie i w określonym czasie. Różnica pomiędzy rozkładem czasu pracy a harmonogramem polega na tym, że rozkład czasu pracy stanowią określone w regulaminie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Harmonogramem natomiast są wyznaczone pracownikom konkretne zmiany w następujących po sobie tygodniach okresu rozliczeniowego.

Nie każdy pracodawca jest jednak zobowiązany do przedstawienia pracownikom takiego harmonogramu (potocznie nazywanego grafikiem). Obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, gdy przepisy prawa, zakładowe regulacje (np. regulamin pracy) czy chociażby umowa o pracę pozwalają określić dni i godziny pracy pracownika w sposób jednoznaczny. Ponadto, pracodawca nie jest zobowiązany do sporządzania grafiku, gdy pracownik świadczy pracę w zadaniowym systemie czasu pracy, bądź gdy wystąpił do swojego pracodawcy z wnioskiem o stosowanie w stosunku do niego tzw. ruchomego czasu pracy lub gdy w stosunku do pracownika stosowany jest indywidualny rozkład czasu pracy.

Planując czas pracy, pracodawcy powinni szczególnie pamiętać o tym, aby:

  • stosować tylko te systemy czasu pracy, które są przewidziane w ich wewnętrznych regulacjach,
  • nie planować nadgodzin,
  • zapewnić pracownikowi odpowiednią ilość dni wolnych od pracy.

Dopiero przestrzeganie wszystkich tych zaleceń zagwarantuje, że grafik (harmonogram) będzie prawidłowy.

W zależności od przyjętego systemu czasu pracy, pracodawca może z góry wskazać pracownikom godziny pracy (np. w regulaminie pracy). Może też być zmuszony stale planować czas pracy na każdy okres rozliczeniowy.

Nieprawidłowe zaplanowanie organizacji pracy z naruszeniem przepisów o czasie pracy jest wykroczeniem i podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – kodeks pracy).

Aby móc zaplanować czas pracy pracowników, w każdym zakładzie pracy należy w pierwszej kolejności określić wewnętrzne reguły w tym zakresie dotyczące:

  • obowiązujących pracowników systemów czasu pracy,
  • odpowiednich okresów rozliczeniowych,
  • sposobu wskazania pracownikom precyzyjnych rozkładów czasu pracy.

Uregulowania te powinny znaleźć się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy. 

Rozkład czasu pracy to nic innego, jak wskazanie pracownikom, w jakich dniach i w jakich godzinach powinni oni pojawiać się w pracy. Inaczej kwestia ta będzie kształtować się u pracodawcy, u którego wszyscy pracownicy pracują w jednakowych godzinach, a pracodawca ma możliwość określenia ich z góry, a inaczej we wszystkich organizacjach, w których wymagane są zróżnicowane godziny pracy pracowników.

Układając grafik, pracodawca musi uwzględniać nie tylko normy czasu pracy z artykułu 129 k.p., ale także:

  • obowiązujący w firmie systemu czasu pracy;
  • czas rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • dobę pracowniczą w danym zakładzie,
  • odpoczynki dobowe i tygodniowe,
  • zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,
  • dni wolne od pracy oraz przepisy związane z dniami wolnymi (np. minimum jedną wolną niedzielę na 4 tygodnie),
  • urlopy pracownicze wskazane w planie urlopowym.

Harmonogram zmianowy powinien obejmować pełny okres rozliczeniowy, a jeśli to niemożliwe, to minimum miesiąc pracy. Harmonogram ten powinien być udostępniony zatrudnionym na minimum tydzień przed terminem, kiedy zaczyna obowiązywać. Najczęściej przygotowuje się grafik miesięczny bądź trzymiesięczny. 

Pierwszy etap tworzenia harmonogramu to ustalenie ilości godzin, jakie powinni przepracować poszczególni pracownicy w obowiązującym w firmie okresie rozliczeniowym. Ilość godzin pracy będzie się różnić. Pod uwagę bierze się też wymiar czasu pracy pracownika ze względu na różną ilość dni wolnych w każdym miesiącu

W drugim etapie ustalanie grafiku obejmuje zaplanowanie odpoczynków dobowych (minimum 11 godzin) i tygodniowych (minimum 35 godzin) z uwzględnieniem doby pracowniczej i przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Zastanawiając się jak ułożyć harmonogram czasu pracy dla pracowników trzeba też wziąć pod uwagę zaplanowane przez nich urlopy.

Grafik godzin (harmonogram) przekazywany może być podwładnym w formie papierowej lub elektronicznej. Pracownik musi się  z nim zapoznać zanim zacznie obowiązywać.

Mimo tego, że grafik musi być przedstawiony pracownikom na minimum tydzień przed czasem obowiązywania, to w praktyce bardzo często dokonywana jest zmiana grafiku pracy, która wynika z nagłych i nieprzewidzianych zdarzeń (np. choroby pracownika, urlopu na żądanie, opieki nad dzieckiem czy innych okoliczności).

Zmiana harmonogramu czasu pracy jest możliwa w ograniczonym stopniu i w wyjątkowych sytuacjach.

Nie ma dokładnych regulacji, które określałyby, jak tworzyć harmonogramy czasu pracy, a zatem nie ma również przepisów, które zakazywałyby pracodawcy dokonywania zmian w harmonogramach. Jednak biorąc pod uwagę cel, jakiemu służą harmonogramy, ich zmiana powinna być dopuszczalna tylko w wyjątkowych sytuacjach. Zmiana harmonogramu jest możliwa gdy np. pracownik umiera, odchodzi z firmy, idzie na urlop wychowawczy czy bezpłatny, długotrwale choruje, a inny pracownik musi bezwzględnie go zastąpić oraz w sytuacji, gdy pracodawca wyznacza pracownikowi dzień wolny za pracę w niedzielę, święto lub dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Każda zmiana grafików jest dopuszczalna również wtedy, gdy jest to uzasadnione okolicznościami niezależnymi od pracodawcy, a możliwość modyfikacji rozkładu została opisana w przepisach wewnątrzzakładowych.

Podsumowując: dokument tego rodzaju powinien być opracowywany i podany do wiadomości pracowników przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Jednocześnie po podaniu do wiadomości załogi może być zmieniany tylko, gdy pozwalają na to przepisy wewnętrzne danej jednostki i tylko na zasadach ustalonych w tych przepisach. Pracodawca nie może dowolnie zmieniać harmonogramu czasu pracy.

Normy i ogólny wymiar czasu pracy opisuje Kodeks pracy. Grafik jest w nim opisany jako rozkład czasu pracy. Art. 129 określa w jakiej formie ma zostać przygotowany harmonogram pracy pracowników, kiedy należy im przedstawić harmonogram godzin pracy oraz kiedy pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku.


Anna Zacny

Anna Zacny
Kobieta, matka, żona oraz pełnoetatowy pracownik Politechniki Białostockiej.
Wiceprezes Podlaskiego Stowarzyszenia Właścicielek Firm Klubu Kobiet Biznesu, a także członkini Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Pracowników Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy. Kobieta z bagażem cudownych doświadczeń, zakochana w życiu.

 

You may like