Co jest Twoim zdaniem najważniejsze w organizacji tak dużego przedsięwzięcia, jak Fair Play Dance Camp?
Ludzie oczywiście! Twórcy, pracownicy, pomocnicy!
Najpierw lider z konkretną wizją. On sprawi, że event będzie miał jasny cel i będzie JAKIŚ, nie pogubi swojej wartości w organizacyjnym zamęcie. I będzie się trzymał kupy. Dzięki liderowi pozostali uczestnicy projektu nie rozejdą się w połowie, nie stracą zapału, będą wiedzieli co i kiedy mają robić. Ale eventy są zawsze dziełem zbiorowym, szczególnie realizowane na tak dużą skalę, jak Fair Play Dance Camp, który dziś jest największym edukacyjnym festiwalem tanecznym w Europie. Nawet najlepsi liderzy i pomysłodawcy wydarzeń nie dadzą rady zająć się wszystkim sami, być w wielu miejscach na raz, czy zrezygnować zupełnie ze snu. Potrzebują ludzi, ale takich którzy będą mieli do zaoferowania coś więcej niż tylko entuzjazm. Jako zespół rzucamy się na eventowy żywioł. Aby go opanować musimy wszyscy sobie ufać i mieć pewność, że możemy na sobie polegać. Musimy mieć różnorodne, uzupełniające się kompetencje, ale też być zawsze gotowi do zakasania rękawów, pomocy sobie nawzajem i zajęcia się tysiącem innych spraw, które są dla nas nowe, obce. W eventówce nie ma miejsca na “nie da się”. Jest za to: “Dajcie mi noc i dostęp do internetu, rano będę umiał.” W moich oczach, i mówię to zupełnie serio, a nie po to, żeby wystawić im laurkę, cały zespół pracujący przy Fair Play Dance Campie to superbohaterowie. Tacy Avengersi, tylko jeszcze bardziej cool, bo są naprawdę i dokonują rzeczy absolutnie niemożliwych 🙂
Co uważasz za największy problem w organizowaniu tak zróżnicowanych kulturowo wydarzeń z uczestnikami z ponad 50 krajów?
Często słyszymy to pytanie. To akurat moja prywatna obserwacja, ale myślę, że w dzisiejszych czasach jesteśmy trochę przeczuleni na punkcie zróżnicowania kulturowego. To temat, który społecznie budzi sporo emocji. Faktem jest, że na festiwalu mamy uczestników ze wszystkich krańców świata. Różnią się kolorem skóry, tradycjami, religią itd. A jednak mieszkają wszyscy razem przez 10 dni. Jedzą w jednej stołówce. Chodzą na wspólne zajęcia. Imprezują razem do rana. Jeśli ktoś powie mi, że różnice kulturowe są barierą do tworzenia wspólnoty, to serdecznie zapraszam go na Fair Play Dance Camp, który dowodzi, że bariery są tylko w naszych głowach. Prawda jest taka, że ich wszystkich łączy ta sama pasja, ta sama artystyczna wrażliwość i podobne wzorce, na których się wychowali. Wszystko jedno, czy pochodzą z Izraela, Indii, Maroko, czy Meksyku – kochają ten sam taniec, podobnie się ubierają, mają tych samych idoli. Camp od zawsze jest miejscem, gdzie wszyscy są równi i szanują siebie nawzajem.
Z jakimi największymi problemami się spotykasz ze strony formalnej? Ustawy, kodeksy. Jakie zapisy są najmniej jednoznaczne.
Przyszło nam prowadzić międzynarodowy projekt w polskim otoczeniu prawno- podatkowym, co bywa nie lada wyzwaniem 🙂 To nas trochę zaskakuje, ale nierzadko znajdujemy się w sytuacji, gdzie sami tworzymy precedensy. Urzędnicy nie wiedzą, jak interpretować nasze działania, bo nikt jeszcze podobnych w naszym regionie, albo i kraju po prostu nie podejmował. Jak się nad tym zastanowić, to rzeczywiście niewiele jest w Polsce wydarzeń kulturalnych celujących przede wszystkim w klienta zagranicznego, a nie w polskiego. To rodzi mnóstwo różnego rodzaju konsekwencji. Musimy prosić o indywidualne interpretacje, konsultować się z doradcami. Naszą codziennością jest ciągłe kształcenie się i nadganianie zaległości w znajomości przepisów dotyczących imprez masowych, usług turystycznych, opodatkowania pracy zagranicznych wykonawców, umów zawieranych drogą elektroniczną, podatku VAT itd. Ta lista jest dość długa. Na szczęście ja lubię sobie czasem poczytać ustawę do poduszki, więc jakoś to idzie 🙂
W jaki sposób dobieracie zespół z którym pracujecie?
Drogi są różne, bo to zależy od typu pracy. Jeśli chcesz robić najlepszy projekt na świecie, potrzebujesz specjalistów. Od marketingu, od video, od brandingu, od techniki itd. Czasem rekrutujemy tradycyjnie, przez ogłoszenia i rozmowy kwalifikacyjne. Ale mamy też tę przewagę, że po pierwsze nasz projekt jest postrzegany jako atrakcyjny, to po prostu fajna przygoda i nietuzinkowe miejsce pracy. A po drugie założyciele festiwalu, chłopaki z Fair Play Crew, biorą udział w wielu różnego rodzaju przedsięwzięciach. Są otwartymi, pozytywnymi ludźmi, którzy zwyczajnie przyciągają ciekawe osobowości. Życie pokazuje, że kiedy brakuje nam jakiegoś specjalisty, to pytamy i nadstawiamy ucha, natychmiast pojawia się ktoś kto jest w tym obszarze dobry. Trzeba umieć wyławiać takie szanse, zagadywać ludzi, zachęcać do wspólnego zastanowienia się jak możemy sobie pomóc i co wspólnie stworzymy.
W trakcie samego festiwalu nasz zespół rozrasta się do nawet 100 osób. To duża grupa, a musisz pamiętać, że nie mamy czasu na długie wdrożenia i szkolenia. W ciągu zaledwie 1-2 dni musimy sprawić, żeby ta masa ludzi wiedziała co ma robić i żeby wszystko działało jak należy. Potrzebujemy dobrych, zaufanych koordynatorów. I koordynatorów koordynatorów 🙂 Wierzymy, że trzeba umieć dostrzegać potencjał w ludziach wokół siebie. I zawsze dopasowywać zadania do człowieka, a nie odwrotnie. Rozmawiamy ze wszystkimi – pytamy czym się zajmują, jakie mają pasje, na czym im zależy, co chcieliby robić. I tak wyławiamy nasze perełki. Ktoś kto kiedyś był wolontariuszem pilnującym drzwi, w kolejnym roku może być koordynatorem całego zespołu, albo szefem sklepu, albo barmanem, albo social media managerem.
Jak sądzisz co w wydarzeniu ma większe znaczenie. Oprawa czy zaproszone gwiazdy?
Przy tego typu wydarzeniu (ale sądzę, że to sprawdza się przy wielu formatach) nie ma niczego ważniejszego niż line-up. Choreografowie na festiwalu tanecznym. Prelegenci na konferencji. Artyści na koncercie. To dla nich przyjeżdżają uczestnicy, nie dla wygodnych foteli, czy ładnej scenografii.
Na Fair Play Dance Campie najważniejsi zawsze byli artyści – najlepsi choreografowie z całego świata. Najbardziej znani nauczyciele. Tancerze, którzy osiągnęli olbrzymi sukces. Oprawę – scenografię, sprawną obsługę, imprezy, atmosferę – stawiamy na drugim miejscu. Ale to wciąż tematy, których nie wolno odpuszczać, bo one sprawiają, że uczestnicy zbierają możliwie najwięcej pozytywnych doświadczeń i potem do nas chętnie wracają.
Jakie są największe wyzwania w tworzeniu preliminarza na 1000 osób korzystających z oferty przez 10 dni?
To, że każdy rok jest inny. Zmienia się nasz produkt, zmieniają oczekiwania klientów, zmienia się otoczenie rynkowe. I w końcu my sami też się zmieniamy, bo nabieramy doświadczenia i w naszych głowach rodzą się zupełnie nowe pomysły na ulepszenie oferty. Uczymy się też lepiej zbierać dane i efektywniej je analizować. Mamy coraz większe doświadczenie w planowaniu aktywacji i promocji sprzedażowych, ich skali i rozłożenia w czasie. Tu nie ma jednej stałej recepty na produkt, pakiety i ceny. Za każdym razem zasiadamy do tego tematu z czystą głową, rozkładamy ofertę na czynniki pierwsze i składamy ją na nowo.
Czasem może chcielibyśmy zrobić kopiuj-wklej z poprzedniej edycji i zaoszczędzić sobie pracy, ale… zwyczajnie nie potrafimy! Za dużo się dzieje.
Na jakie ukryte koszty powinien zwrócić uwagę każdy potencjalny organizator tak dużych i długoterminowych imprez?
Chciałoby się powiedzieć, że dobry project manager pewnie wyłowi większość kosztów jeszcze na etapie planowania. Ale to tylko teoria. Tak jak wcześniej wspominałam event jest żywiołem, za każdym razem trochę innym i generalnie musimy się pogodzić z tym, że nieprzewidziane koszty są czymś nieuniknionym. Warto zaplanować rezerwy i mądrze zarządzać ryzykiem zawczasu je identyfikując, minimalizując, albo transferując poza firmę np. poprzez ubezpieczenia.
Koszty, które mogą zaskoczyć to tzw. podatek u źródła (dodatkowe 20% podatku od pracy artystów zagranicznych), koszty transportu (jeśli nie zaplanujemy go dobrze, rachunek za taksówki może nas po wydarzeniu mocno zaboleć), koszty pracowników technicznych i fizycznych (do dźwigania niełatwo znaleźć wolontariuszy; pamiętajmy też o wynagrodzeniu elektryka, akustyka, oświetleniowca itd.), dodatkowe opłaty za sprzątanie, wywóz śmieci, zużycie prądu, czy obowiązkową ochronę – koniecznie trzeba na to zwrócić uwagę w umowie najmu obiektu, w którym organizujemy nasze przedsięwzięcie. No i w końcu koszty praw autorskich (np. ZAIKS) – jak coś gramy, to niechybnie czeka nas jakaś fakturka.
Dlaczego wybrałaś akurat branża eventową?
Nie wybrałam! Wręcz przeciwnie! Wcześniej realizowałam wiele kampanii marketingowych tylko promujących wydarzenia i miałam wtedy okazję pracować z agencjami eventowymi. Widziałam jaka to trudna i stresująca praca i powtarzałam, że nigdy w życiu!
No, ale potem poznałam Karola i pozostałych chłopaków z Fair Play Crew. I małymi kroczkami dałam się w to wciągnąć. To fakt, eventówka jest specyficzną i na pewno bardzo wymagającą branżą. Ale praca przy takich projektach jak Fair Play Dance Camp jest niesamowitą przygodą i dostarcza emocji, jakich nigdy nie zaznasz siedząc za biurkiem.
Lubię porównanie organizacji imprez do układania mandali z kwiatów. Tworzysz ją z trudem i anielską cierpliwością dzień po dniu przez cały rok. A potem nadchodzi ten moment kiedy patrzysz na swoje ukończone dzieło. Na przykład wchodzisz na wielką salę i widzisz setki tancerzy wzruszonych tym co się właśnie dzieje na scenie. I czujesz dumę, widzisz, że to jest dobre, że daliśmy radę. I to nic, że wydarzenie za chwilę się skończy, że wiatr zaraz zdmuchnie tę mandalę. Bo już nie możesz doczekać się budowania następnej.
W jaki sposób można rozwijać już tak ugruntowaną imprezę z tradycjami?
12 edycji Fair Play Dance Campu dało mu rzeczywiście ugruntowaną pozycję na rynku i status największego wydarzenia tego typu w Europie. Ale to nie powinno nikogo zmylić. Wieloletnie doświadczenie nie oznacza, że mamy już wypracowaną zamkniętą formułę, którą tylko powtarzamy. Nie było dwóch takich samych edycji.
Rozwoju szukać musimy ciągle, a każde podejście do Campu jest nowym zestawem eksperymentów. Przyzwyczailiśmy naszych uczestników do tego, że zawsze ich czymś zaskakujemy i wcale nie mamy zamiaru opuszczać sobie tej poprzeczki. Poza tym, zwyczajnie lubimy być o krok przed konkurencją 🙂
Marta Rogalewska
Koordynatorka 4. edycji Fair Play Dance Camp, największego w Europie edukacyjnego festiwalu tanecznego, a także pierwszej polskiej edycji międzynarodowego turnieju tanecznego World of Dance Qualifier.
Wykłada na Marketingu Internetowym na PB.
Trzyma się jednego wyzwania: „w każdym miesiącu spróbuj czegoś nowego”.
Jej motto to: „Nie bój się.”
